Automatyczne wprowadzanie dokumentów do systemu finansowo-księgowego możliwe jest dzięki zastosowaniu zaawansowanego mechanizmu optycznego rozpoznawania znaków (ang. Optical Character Recognition), który rozpoznaje zarówno znaki, jak i treści w dokumentach elektronicznych. Dzięki regułom, które możemy tworzyć w miarę wprowadzania coraz większej ilości dokumentów, system OCR “uczy się” precyzyjnego działania, dzięki czemu przenoszenie dokumentów do systemu finansowo-księgowego staje się coraz bardziej efektywne.
Skuteczniejsze wykorzystanie mechanizmu OCR do wprowadzania dokumentów źródłowych posiada szereg korzyści, oprócz oczywistej zalety jaką jest oszczędność czasu, kolejnym znaczącym benefitem jest możliwość przeznaczenia wygospodarowanego czasu na zwiększenie jakości wprowadzanych danych. Praca księgowego bowiem, to nie tylko mechaniczne przenoszenie dokumentów, ale przede wszystkim kontrola merytoryczna, czyli sprawdzenie poprawności formalnej i rachunkowej, odpowiednia klasyfikacja zdarzenia gospodarczego, ale przede wszystkim prawidłowe ujęcie podatkowe i rachunkowe.
Przyśpieszenie czasu rejestracji dokumentów źródłowych z pewnością doceni wiele osób zarządzających płynnością finansową, dzięki temu, iż bardzo szybko pokażą się one w systemie jako zobowiązania lub rezerwy, co znacznie ułatwi planowanie stanu gotówki zarówno w krótkim, jak i długim okresie czasu. Z tego samego powodu zamknięcie okresów obrachunkowych stanie się łatwiejsze, ponieważ faktury zostaną szybciej zarejestrowane, przy jednoczesnej eliminacji błędów ludzkich przy wprowadzaniu dokumentów w okresach spiętrzenia pracy.
Z pewnością wiele księgowych z długoletnim doświadczeniem będzie podchodziło sceptycznie do zmiany, jaką jest praca z pomocą mechanizmu OCR, ponieważ wymaga to zmiany przyzwyczajeń oraz przeformułowania sposobu wykonywania dotychczasowych czynności, a co za tym idzie może pojawić się obawa czy rzeczywiście program przyniesie więcej korzyści niż szkód. Patrząc jednakże na usprawnienia, jakie przynosi dobrze opracowany mechanizm oraz krzywą jego uczenia się, należy stwierdzić, że niezaprzeczalnie jest to kierunek, w którym zmierza księgowość. Digitalizacja danych jest coraz bardziej powszechna, a zwiększające się w naszej rzeczywistości gospodarczej wykorzystanie dokumentów elektronicznych, które są dopuszczone przez obowiązującą w Polsce legislację, sprawia, że systemy OCR działają bardzo skutecznie.
Jeśli chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji na temat wykorzystywanego przez nas systemu OCR prosimy o kontakt z naszym biurem oraz zapoznania się z informacjami umieszczonymi na stronie producenta oprogramowania, z którym współpracujemy.
